F02.7. Nyilvántartásból törlés

Mi az alfolyamat célja?

Cél, hogy a múzeumi nyilvántartásban egyértelműen rögzítve legyen, mely tárgyaknak kell a gyűjtemények őrzésében lenni, és melyek azok, amelyek már biztosan nincsenek a múzeumban.

Az alfolyamat leírása

A múzeum gyűjteményeibe egyedi nyilvántartásba vett azon kulturális javait köteles a gyűjteményért felelős muzeológus kivezetni a múzeumi nyilvántartásból, amikről bizonyítható, hogy

1) végleg elkallódtak/elvesztek/megsemmisültek, vagy

2) állapotuk, információvesztésük miatt nem megőrzendők / selejtezendők (lásd F02.6. alfolyamat), vagy

3) miniszteri engedéllyel elcserélték azokat, vagy

4) minisztériumi engedéllyel hivatalosan más intézményeknek átadásra kerültek.

A gyűjtemény revíziója során feltárt gyűjteményi hiányokat, biztosan elkallódott vagy elpusztult kulturális javakat a revíziós jegyzőkönyvben külön-külön listában kell összeírni. A gyűjteményből való további végleges kivételnek számít az egyedi nyilvántartású kulturális javak minisztériumi engedéllyel végzett cseréje, vagy már végleges múzeumi nyilvántartásba vett kulturális javaknál az állományvédelmi szempontból, vagy információvesztés miatt szükséges selejtezés, továbbá a gyűjtemények profiltisztítása során a más intézmény gyűjtőkörébe tartozó kulturális javak (intézményközi) hivatalos átadása, továbbá az intézményen belül pl. oktatási célra, vagy kiállítási segédanyagként történő átadás.

Ezen esetekben a múzeumi nyilvántartásból törölni szándékozott kulturális javakról a gyűjteményért felelős muzeológus listát készít, és leírja, hogy milyen okból vált szükségessé a kulturális javak nyilvántartásból való törlése. Javaslatot tesz továbbá a törölni szándékozott kulturális javak további sorsára: megsemmisítés, más gyűjteménynek/intézménynek való átadás, múzeumpedagógiai célú hasznosítás. A múzeumban őrzött kulturális javak, mint állami vagyon, bizonyíthatóan gondatlan, hanyag kezelése a minisztérium részéről szankciókat vonhat maga után. A listát intézményen belül a szervezeti egység vezetője, majd az intézmény/tagintézmény vezetője hagyja jóvá. A minisztérium felé az intézmény/tagintézmény vezetője terjeszti fel a kérelmet. A minisztériumból érkező jóváhagyás után a gyűjteményért felelős muzeológus bejegyzi a múzeumi nyilvántartásba (szakleltárkönyvbe, leírókartonra, stb.) a nyilvántartásból való törlés tényét, amit egy ferde vonallal történő áthúzással is jelezni kell. A múzeumi nyilvántartásból való törlés tényét a szakleltárkönyvben az intézmény vezetőjének/tagintézmény vezetőjének kell aláírásával hitelesíteni és lepecsételni. A nyilvántartásból törölt kulturális javak nyilvántartási dokumentumait (tárgyfotóit, kartonfotóit, leíró kartonjait, leltárkönyvi bejegyzéseit, digitális nyilvántartó rendszer rekordjait) a nyilvántartásból való törlés után is meg kell őrizni.

Melyek a minimum követelmények

A múzeumi nyilvántartásból való törlésnél kizárólag a biztosan megsemmisült, elkallódott, elveszett kulturális javakat szabad csak felvezetni a listára. A Múzeum a végleges nyilvántartásába vett kulturális javakat köteles megőrizni, azokkal, mint állami vagyonnal a jogszabályoknak megfelelően bánni. Ezért a nyilvántartásból való töröltetés, a kulturális javak megsemmisülésének okait, és felelősségét minden esetben vizsgálja a minisztérium, a hűtlen vagy gondatlan kezelés komoly szankciókat vonhat maga után.

A nyilvántartási dokumentumokban való bejegyzéseknek egyértelműnek, világosnak, a kézzel írt bejegyzéseknek maradandónak, könnyen olvashatónak kell lennie. Ahol és amikor lehetőség van rá, a várhatóan vagy biztosan kisebb információértékű (rossz megtartású, hiányos, stb.) kulturális javakat az előválogatás során ideiglenesen gyarapodási naplóban ajánlatos tartani, (mintsem kidobni, vagy leltározás után a későbbiekben töröltetni), hogy azok statisztikai, természettudományos, vagy egyéb vizsgálatokra felhasználhatók legyenek. Ez elsősorban akkor járható út, ha az adott kulturális javakkal minden lényegi alapadatukkal megegyező, de teljes értékű tárgyak is a múzeum kezelésébe vagy tulajdonába kerültek.

Kapcsolódó fogalmak:

nyilvántartási dokumentum, profiltisztítás

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.7 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Nyilvántartási dokumentumok bejegyzése(i) Revíziós jegyzőkönyv Nyilvántartásból való törlés kérelme Selejtezési jegyzőkönyv Megsemmisítési terv Nyilvántartásból való törlés engedélye Hivatalos átadás átadás-átvételi jegyzőkönyve Éves munkaterv	Biztonsági kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Információkezelési kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek