F02.5.2. Kölcsönzés másik muzeális intézménynek külföldre

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézmény gyűjteményeiben őrzött kulturális javak kiállítás, jobb vagy más szempontú bemutathatóság, tudományos feldolgozás, állami reprezentáció, szélesebb körű hozzáférés érdekében történő, Magyarország határain kívülre való kölcsönzése.

Az alfolyamat leírása

Az alfolyamat részben megegyezik az előző (F02.2.1.) alfolyamattal, a belföldi muzeális intézménynek való kölcsönzéssel, itt csak a kettő közti különbségek leírása következik.

-Külföldi kölcsönzésnél az egyedi nyilvántartásba vett kulturális javak esetében minden esetben biztosítást kell kötni, melynek kedvezményezettje a kölcsönadó muzeális intézmény; törekedni kell rá, hogy a szállítást nemzetközi műtárgyszállítással foglalkozó cég végezze.

-A muzeális intézmény vezetősége által meghatározott összegű adminisztrációs díjat (fordításért, ügyintézésért) kell a kölcsönvevőnek fizetnie, annak összegét és a fizetés módját a kölcsönzési szerződésben rögzíteni kell.

-A külföldi kölcsönzésnél az egyedi nyilvántartásba vett kulturális javak esetében minden esetben ki kell kérni a szakmai felügyeletet ellátó minisztérium által kiadott engedélyt a kölcsönzésre. Ennek feltétele az aláírt kölcsönzési szerződés, a biztosítási fedezet meglétének igazolása, színes képi ábrázolással alátámasztott állapotleíró dokumentum a kölcsönzendő kulturális javakról (Condition Report), és a befogadó intézmény elhelyezési dokumentációja (Facility Report), amely dokumentumok a kérvényhez másolatban csatolandók. A miniszteri kölcsönzési engedély kiadása hivatalosan 30 napot vesz igénybe.

-Az egyedi nyilvántartású kulturális javak országból történő kiviteléhez a Miniszterelnökség Örökségvédelmi Hatósági Főosztály Műtárgyfelügyeleti Hatósági Osztály (Műtárgyfelügyelet) műtárgyak ideiglenes kivitelére szóló engedélyét is kötelező megkérni.

-Azon muzeális intézmény, amely sok és rövid határidejű kölcsönzést bonyolít külföldre, célszerű, ha törekszik rá, hogy mindig legyen érvényes nyílt kiviteli engedélye, amelyet a hatósági osztály adhat ki 5 évre. A nyílt kiviteli engedély az érvényességi időn belül újrafelhasználható. A nyílt kiviteli engedély felhasználható minden Európai Unión belüli kölcsönzés esetében, amikor a kölcsönzött kulturális javak mindegyike a kölcsönadó gyűjteményeiben törzsanyagként szakleltárkönyvben van nyilvántartva. Ilyen esetben a nyílt kiviteli engedély csak az intézmény hivatalos fejléces papírján képpel együtt feltüntetett listájával együtt érvényes, amely listának minden oldalát a nyílt kiviteli engedélyen feltüntetett, felelős személyek egyike aláírásával hitelesít és a nyílt kiviteli engedélyen feltüntetett pecséttel ellát.

-Amennyiben a kölcsönzés célterülete Európai Unión kívül esik, vagy a kölcsönadandó tárgyak listájában (kellő felhatalmazások alapján) más intézmény vagy magánszemély tulajdonát képező tárgyak is szerepelnek, az egyszeri ideiglenes kiviteli engedélyt a hatósági főosztálytól kell kikérni, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon (lásd feljebb). A kiviteli engedély feltétele az aláírt kölcsönzési szerződés, biztosítási fedezet meglétének igazolása, színes képi ábrázolással alátámasztott állapotleíró dokumentum (Condition Report) a kulturális javakról, a befogadó intézmény elhelyezési dokumentációja (Facility Report), és a szakmai felügyeletet ellátó minisztérium által kiadott kölcsönzési engedély, amely dokumentumok az eredeti kérvényhez és kitöltött nyomtatványhoz másolatban csatolandók. Az engedélykérelemhez nyilatkozni kell a műtárgyak szállításának várható idejéről és a szállító cégről is. A hatósági kiviteli engedély kiadása hivatalosan 30 napot vesz igénybe.

-A kiviteli engedélyt az ellenőrzést végző vámszerveknek kell bemutatni, azt azok pecséttel látják el, és a 2 példányból egyet a magyar oldali vámszervek megtartanak, egyet visszakap a kivitelt intéző cég/múzeum. A vámoltatást a szállító cég végzi, amennyiben saját múzeumi gépkocsival történik a szállítás, azt a múzeumnak kell külön kérni.

-Az egyszeri ideiglenes kiviteli engedéllyel kivitt tárgyak visszahozataláról, a visszaérkezéstől számított 8 napon belül értesíteni kell a műtárgyfelügyeletet.

A külföldi kölcsönzésnél a legritkább esetben van lehetőség a műtárgyak állapotellenőrzésére, ezért egy évnél/fél évnél hosszabb idejű kölcsönzés nem javasolt.

Melyek a minimum követelmények

Minimális követelményei megegyeznek az F02.2.1.-nél leírtakkal. A választott műtárgyszállító cégnek megbízhatónak, megfelelő referenciákkal, többéves nemzetközi gyakorlattal kell rendelkeznie. Amennyiben szükséges, vállalnia kell a vámügyintézés meghatalmazás alapján történő lebonyolítását. Köteles a közúti szállítás során szükséges éjszakai pihenők beiktatása esetén a szállítmány őrzését biztosított helyszínen megoldani, és erről a kölcsönadót előzetesen, jóváhagyás céljából tájékoztatni. A szállítmányozó köteles előzetesen, jóváhagyás céljából tájékoztatni a kölcsönadót az esetleges alvállalkozók bevonásáról az egyes részfeladatokra, és az általa bevont alvállalkozók munkájáért teljes mértékben felelősséget vállalni.

A biztosításnak minden, a műtárgybiztosítási gyakorlatban biztosítható eshetőségre ki kell terjednie (vis majorra is).

Amennyiben esély van arra, hogy a célországban tartózkodás alatt a kulturális javakat azok tisztázatlan provenienciájára, vagy tulajdonjogi kérdésekre hivatkozva perbe foghatnák, vagy esetleges intézményi, illetve állami tartozás fejében lefoglalhatnák, és a célország rendelkezik az ez ellen védő jogi eszközzel (Immunity from Seizure), ezen biztosíték kölcsönvevő általi kikérését/érvényesítését a kölcsönzési szerződésben a múzeum az átadás feltételeként kikötheti. Ha nincs ilyen jogi eszköz, a kölcsönzés alaposan megfontolandó.

Kapcsolódó fogalmak:

ideiglenes kiviteli engedély, nyílt kiviteli engedély

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.5.2 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Kölcsönzési kérelem Kölcsönzési szerződés Mozgatási napló bejegyzései Kölcsönadott tárgyak naplójának bejegyzései Elhelyezési dokumentáció (Facilty Report) Állapotleíró dokumentáció (Condition Report) Pénzügyi biztosíték igazolás Garancia nyilatkozat Miniszteri engedély Kiviteli engedély	Biztonsági kockázat Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat Reputációs kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek