Szakmai besorolás:
Folyamatok|Fogalomtár|Mutatók|Jogszabályok|Letölthető anyagok

Tartalomjegyzék

F02.5.1. Kölcsönzés másik muzeális intézménynek belföldre

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézmény gyűjteményeiben őrzött kulturális javak kiállítás, jobb vagy más szempontú bemutathatóság, tudományos feldolgozás és kutatás, állományvédelmi feladatok ellátása, valamint a szélesebb körű hozzáférés érdekében történő kölcsönzése más, hazai muzeális intézménynek.

Az alfolyamat leírása

A muzeális intézmény egyes gyűjteményeiben őrzött kulturális javakat külső megkeresés esetén kölcsön adhatja a fent megnevezett célok elérése érdekében. Kizárólag nyilvántartásba vett kulturális javak kölcsönözhetők. A kölcsönzést általában a kölcsönvevő fél kérése, de bizonyos esetekben a kölcsönadó félnél felmerülő igény indítja el.

A kölcsönzési kérelemben a kölcsönvevő leírja, hogy a muzeális intézménytől milyen kulturális javakat (előzetes tájékozódás után, lehetőség szerint leltári számokkal ellátott kulturális javak listája alapján), milyen célra és milyen időtartamra kíván kölcsönözni. A megkeresés már elsődlegesen tartalmazhat az előbbi minimális követelményeken túl egyéb részleteket is a műtárgyak biztosítására, szállítására, illetve a kölcsönzési helyszín adottságaira/feltételeire vonatkozóan. A kölcsönzési kérelem elvi elfogadásáról, vagy elutasításáról a muzeális intézmény vezetője dönt a kulturális javakat őrző gyűjteményt vezető szakmuzeológus véleményét figyelembe véve.

Pozitív válasz esetén az előzetes kulturális javak válogatása, majd a pontos kulturális javak listája és esetlegesen a kulturális javak biztosításának egyeztetése következik. A kölcsönző fél elhelyezési dokumentációját (Facility Report, FR) megküldi véleményezésre a kölcsönadónak. Az esetleges kért módosítások elfogadása a kölcsönadó muzeális intézmény illetékes gyűjteményért felelős muzeológusával, a biztonsági szakember és a műtárgyvédelmi szervezeti egység vezetője / illetékes műtárgyvédelmi szakember bevonásával történik. A kölcsönzési szerződés abban az esetben hagyható jóvá, ha a kölcsönvevő fél vállalja / teljesíti a kért / szükséges feltételeket és módosításokat. Külső kezdeményezés esetében a kölcsönzésből eredő minden fajta esetleges pluszköltséget (műtárgyvédelmi intézkedések, szállítás, fegyveres kíséret, csomagolás, kurír, stb.) az állami fenntartású intézményekben a kölcsönvevő félnek kell állnia (indokolt esetben ettől eltérni külső pályázati forrásból megvalósuló projektekben lehet). A kölcsönzött kulturális javak (állapotrögzítő) fotóval ellátott állapotleíró dokumentumát (Condition Report, CR) az illetékes gyűjtemény muzeológusa által megadott alapadatok segítségével a feladatra kijelölt restaurátor készíti el. Restaurátor-kapacitás hiányában a szakmuzeológus készíti el az állapotleíró dokumentumot (Condition Report, CR) a restaurátor kollégákkal történt konzultáció után.

A kulturális javak szállítása másik muzeális intézménybe történhet múzeumi (kölcsönző vagy kölcsönvevő fél) gépkocsival és az átadó muzeológus / restaurátor / gyűjteménykezelő kíséretével, vagy indokolt esetben hivatalos műtárgyszállító céggel, szükség szerint fegyveres biztonsági őrrel vagy rendőri kísérettel (fegyveres kíséret szükségességét a szakmuzeológus és a biztonsági szakember együtt határozzák meg). Belföldi muzeális intézmény felé kölcsönzéskor biztosítás kötése nem kötelező, kiemelt értékű műtárgyak esetében indokolt, ebben az esetben a tárgy csak a biztosítási kötvény/pénzügyi biztosítékról szóló igazolás/garancianyilatkozat megérkezése után adható át. Kölcsönzési díjról lásd az F02.5.3. alfolyamatot.

A kölcsönzési szerződés - minisztériumi ajánlás alapján - maximum 5 évre köthető (a kölcsönzési szerződés maximum kétszer újítható meg), a kölcsönzés ideje alatt a kölcsönvevő fél köteles a kölcsönző muzeális intézmény erre a feladatra kijelölt munkatársát a kölcsönzött kulturális javak rendszeres (éves) ellenőrzésére fogadni, az ellenőrzést segíteni, a felmerült problémákat orvosolni. A kölcsönzés lejártakor a kulturális javakat vissza kell szállítani a kölcsönadó muzeális intézménybe. Átadás-átvételük a korábban készített állapotleíró dokumentumokon (korábbi kölcsönzéseknél, ahol ilyen még nem készült, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel, amelynek egy példánya az eredeti kölcsönzési szerződéshez csatolandó) történik.

Vándorkiállítások esetében minden helyszínen minden egyes műtárgyszállításhoz kapcsolódóan a kölcsönadó muzeális intézmény kurírja ellenőrzi/felügyeli a kulturális javak ki- és becsomagolását. Különösen nagy értékű, vagy érzékeny műtárgyak esetében indokolt több kurír küldése (muzeológus és restaurátor).

A kulturális javak átadásakor, illetve hosszabb idejű kölcsönzésnél kötelező az éves felülvizsgálat, amennyiben az adott kulturális javakon változás tapasztalható az állapotleíró dokumentumban lévőhöz képest, jegyzőkönyvet kell felvenni, és lehetőség szerint meg kell állapítani az állapotromlás okait és mértékét. Amennyiben az elhelyezési dokumentációban (Facility Report, FR) foglalt követelményeket a kölcsönvevő fél nem tartja be, a kölcsönző muzeális intézmény a szerződésben foglalt kötelezettségeinek betartására szólítja fel a kölcsönvevőt. Súlyos, vagy ismétlődő esetekben a kölcsönzött kulturális javak visszaszállítandók a kölcsönadó muzeális intézménybe, és a kölcsönzési szerződés azonnali hatállyal felmondandó. A kulturális javak állapotának helyreállítását, vagy az állapotromlásból adódó értékcsökkenését a kölcsönvevő biztosítás hiányában is köteles kifizetni.

Megtagadható újabb kölcsönzés, vagy a folyamatban lévő kölcsönzés meghosszabbítása attól a muzeális intézménytől, amely megszegi a kölcsönzési szerződésben vállaltakat.

Melyek a minimum követelmények

A jogi szabályozás maradandó betartása, a muzeális intézmény belső szabályzatainak, ügyrendjeinek figyelembe vétele, az elvárható maximális gondosság és szakszerűség a műtárgyak kezelésben. A műtárgyvédelmi, műtárgybiztonsági szakemberek, valamint az érintett gyűjtemények szakmuzeológusai által javasolt szempontok alapvető figyelembe vétele. Hatékony belső és külső kommunikáció mindkét irányban.

Kapcsolódó fogalmak:

állapotleíró dokumentum / Condition Report, elhelyezési dokumentáció / Facility Report; kulturális javak biztosítása, garancia nyilatkozat, műtárgyszállító cég, pénzügyi biztosíték

Folyamatábra

Folyamatábra
- F02.5.1 -
Kapcsolódó folyamatok Dokumentumok Kockázatok1
F02 5 1.jpg

F02 5 1 2.jpg

  • Kölcsönzési kérelem
  • Kölcsönzési szerződés
  • Mozgatási napló bejegyzései
  • Kölcsönadott tárgyak naplójának bejegyzései
  • Elhelyezési dokumentáció (Facilty Report)
  • Állapotleíró dokumentáció (Condition Report)
  • Pénzügyi biztosíték igazolás
  • Garancia nyilatkozat
  • 1A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek
Intézményvezető/szakmai vezető
Gazdasági területért felelős vezető/munkatárs
Szakmuzeológus/kurátor
Restaurátor/preparátor
Közművelődési szakembe
Kommunikációs szakember
Adminisztrációért felelős munkatárs
Üzemeltetésért felelős vezető/munkatárs
Biztonságért felelős vezető/munkatárs
Külső szakmai/üzleti partner
letöltés

Pdf letöltése...