F02.4 Digitalizálás

Mi az alfolyamat célja?

Az alfolyamat célja a muzeális intézményben őrzött kulturális javak megőrzése (állományvédelmi, biztonsági célok), a gyűjtemények nagyobb mérvű átláthatóságának, kereshetőségének biztosítása, a muzeális intézményben őrzött kulturális javakhoz történő szélesebb körű hozzáférés biztosítása (kutatási, esélyegyenlőségi, közművelődési és köznevelési célok), valamint a tanulási, érték- és tudásközvetítési folyamatokhoz kapcsolódó új típusú szolgáltatások kialakítása digitális állományok készítése által.

Az alfolyamat leírása

Minden olyan tevékenységet, ami a muzeális intézményben őrzött kulturális javakról vagy azok adatairól digitális állományok készítését szolgálja digitalizálásnak nevezzük, mely alatt többféle és többszintű tevékenységet értünk.

A digitalizálás első lépése a digitalizálandó kulturális javak kiválasztása. A kiválasztást különböző szempontok határozzák meg (társadalmi igény elve, elégséges adat elve, adatmentés elve, állományvédelmi elv, gazdaságossági elv, sokféleség elve, újrahasznosíthatóság elve, tömeges információ elve), amelyek alapján először a kulturális javak előválogatása, majd a tételes állapotfelmérés és szükség esetén állományvédelmi beavatkozás következik, hogy biztosítható legyen a sérülésmentes digitalizálás, illetve a kulturális javak a legjobb állapotukban kerüljenek digitalizállásra (állományvédelmi szempontú digitalizálás bizonyos esetei kivételével). Az intézményi digitalizálási projekteket az intézmény rendelkezésére álló erőforrások és belső szakmai kompetenciák és a megfelelő technológiák ismeretében kell tervezni, szükség szerint külső források, vállalkozások bevonásával.

A digitalizálás során a kulturális javak nyilvántartási és egyéb adatainak (metaadatok) strukturált, egységes szempontrendszer szerinti rögzítése, emellett műtárgyak, dokumentumok esetében képi állományok készítése, hanganyagoknál, mozgóképeknél pedig a felvétel digitalizálása történik. A rögzített digitális objektumok és szöveges adatok kereshetőségét intézményi adatbázisok/nyilvántartási rendszerek biztosítják.

Az adatbázisokban tárolt adatok folyamatos karbantartása, tisztítása a kereshetőséget segíti, az adatok gazdagítása a nyilvántartási adatok mellett egyéb információk hozzárendelésével, vagy más adatbázisok, bemutatási lehetőségek hozzárendelésével, azokkal való szinkronizálásával történik.

A digitális tartalmak megőrzését az F03.3 alfolyamat tárgyalja.

Alfolyamatai

F02.4.1. Nyilvántartási és egyéb szöveges adatok digitalizálása

F02.4.2. Digitális objektumok készítése kulturális javakról

F02.4.3. Adatgazdagítás

F02.4.4. Nyilvántartó rendszer tárgyszólistáinak karbantartása

Melyek a minimum követelmények

A digitalizálás során a kulturális javak állapotának megóvása. A minőségi elvárásoknak megfelelő technológiák közül a legcélravezetőbb és leggazdaságosabb alkalmazása. A digitalizálást olyan minőségben kell elkészíteni, hogy az megfeleljen a szolgáltatási igényeknek, és lehetővé tegye a hosszú távú megőrzést, szükség esetén a forrásobjektum reprodukálását, illetve a sokoldalú újrahasznosítást. Nemzetközi szabványos megoldások alkalmazása. A további minimális követelmények az egyes alfolyamatoknál találhatók.

Kulcsszavak:

digitalizálás, digitális képi állomány, metaadat, tárgyszó/besorolási rekord, digitális gyűjteménykezelő rendszer, mesterpéldány, digitális állomány archiválása, névtér, adatgazdagítás, digitális objektum, névtér

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.4 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Levelezések Kötelezettségvállalások Kiállítási forgatókönyv Múzeumpedagógiai dokumentumok Óravázlat Kutatási engedély Fotókérés Kutatási terv	Biztonsági kockázat Működési kockázat Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat Pénzügyi kockázat Megfelelőségi / Jogi kockázat Partneri kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek