F02.2.2 Kölcsönvett tárgyak naplózása

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézmény által kiállítási, kutatási vagy egyéb céllal (pl. digitalizálásra) kölcsön vett, nem saját vagyonkezelésben lévő kulturális javak nyilvántartása.

Az alfolyamat leírása

A muzeális intézményekben kizárólag nyilvántartásba vett kulturális javak őrizhetők. Abban az esetben, ha egy muzeális intézmény másik muzeális intézménytől, vagy magánszemélytől, egyéb intézménytől, jogi személytől kölcsönöz (szerződéssel) kulturális javakat, azokat átadás-átvétel után a kölcsönvett tárgyak naplójába be kell vezetni. Magát a kölcsönzés folyamatát a FL02.2. folyamat írja le, annak mintájára kell végezni; mivel jelen esetben muzeális intézmény a kölcsönvevő fél, az ilyen intézményekre vonatkozó előírások, folyamatlépések, és dokumentációs kötelezettségek érvényesek. Amennyiben a szerződés mellékleteként a kölcsönadó fél nem készít a kölcsönzött kulturális javakról állapotrögzítő dokumentumot (Condition Report, muzeális intézményeknek kötelező, nem muzeális intézménytől, magánszemélytől nem feltétlenül elvárható), azt átvételkor a kölcsönvevő félnek kell megtennie. Az előírásoknak megfelelő kölcsönvett tárgyak naplója az MNM OMMIK-tól igényelendő. A többi leltárkönyvhöz, naplóhoz hasonlóan ezt is hitelesíteni kell, és adattári nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartás során a kölcsönadó által használt nyilvántartási számokat mindig meg kell tartani, a kölcsönvevő fél saját gyűjteménye részeként nem tarthatja nyilván a kölcsönvett kulturális javakat. A kölcsönvett tárgyak naplójában fel kell tüntetni a kölcsönző fél nevét és adatait, a kölcsönzési szerződés iktatószámát, a kölcsönzött kulturális javak nyilvántartási számát, megnevezését, darabszámát, a kölcsönzés kezdetét és végét, a felelős muzeológus nevét, a kölcsönzés célját. A kölcsönvett tárgyak naplója zárt lemezszekrényben tárolandó. A kölcsönvett kulturális javakat a gyűjteményi raktáron belül a saját gyűjteményi anyagoktól elkülönítve kell tárolni.

A kölcsönvett tárgyak nyilvántartását auditált digitális nyilvántartásban is lehet vezetni.

Melyek a minimum követelmények

A jogszabályok és a kölcsönzési szerződés betartása. Az elvárható maximális gondosság és szakszerűség a kulturális javak kezelésében.

Kapcsolódó fogalmak:

condition report/ állapotrögzítő dokumentum, műtárgybiztonsági és elhelyezési dokumentáció

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.2.2 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Kölcsönzési szerződés Kölcsönadó fél nyilvántartási dokumentumainak bejegyzései Kulturális javak állapotrögzítő leírása Műtárgybiztonsági és elhelyezési dokumentáció Kölcsönvett tárgyak naplója bejegyzései	Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek