F02.2.1 Letéti naplózás

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézménybe letétként bekerült kulturális javak szakszerű nyilvántartása, kereshetővé tétele.

Az alfolyamat leírása

Muzeális intézmény kizárólag nyilvántartásba vett kulturális javakat őrizhet, a letétbe helyezett kulturális javak nyilvántartására a letéti napló szolgál. A letéti szerződésben meghatározott feltételekkel letétbe vett kulturális javakat azonosító számmal látja el. A letétbe helyező beleegyezése nélkül csak a letétbe helyezett kulturális javak raktári csomagolására kerülhet fel az azonosító szám.

A szakmuzeológus a gyűjteményében letétbe helyezett kulturális javakról a jogszabályi előírásoknak megfelelő letéti napló rovatait a lehető legnagyobb gondossággal tölti ki. A folyamat végén a kulturális javak gyűjteményi raktárban, megfelelő raktári rendben kerülnek elhelyezésre. A letétben elhelyezett kulturális javak a gyűjteményben véglegesen elhelyezett kulturális javaktól elkülönítve tárolandók. A letéti naplóban a letéti szerződés lejártát, annak hosszabbításait, esetlegesen a letét lezárulását, a kulturális javak visszaadását rögzíteni kell.

Az előírásoknak megfelelő letéti napló az MNM OMMIK-tól igényelendő. A naplók nyilvántartását az illetékes adattár végzi. A betelt vagy használatban lévő letéti naplókat zárható lemezszekrényben kell tárolni.

Letéti nyilvántartást auditált digitális nyilvántartásban is lehet vezetni.

Melyek a minimum követelmények

A jogszabályi előírások és a letéti szerződésre vonatkozó előírások betartása. Az azonosítószámok egyértelműek, maradandóak, jól olvashatók legyenek, a feliratozásnál használt anyagok nem károsíthatják a műtárgyat. A letéti naplóban a kézírásos bejegyzés szintén maradandó, jól olvasható és legfőképp szakszerű és egyértelmű legyen, és tartalmazza a letétbe helyezett kulturális javak egyedi azonosításához szükséges információkat. Érzékeny/személyes adatok kezelésében kiemelt gondosság elvárt.

Kapcsolódó fogalmak:

restaurálás, állományvédelem

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.2.1 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Letéti szerződés Kulturális javak állapotrögzítő leírása Letéti napló bejegyzései	Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek