F02.1.2 Szakleltárkönyvi nyilvántartás

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézmény vagyonkezelésébe került kulturális javak szakszerű, egyedi nyilvántartása, meghatározása, leírása, kereshetővé tétele, azonosítóval (leltári számmal) történő ellátása.

Az alfolyamat leírása

A muzeális intézményekben gyűjteményenként egy, a szakanyagnak megfelelő típusú szakleltárkönyv vezetése megengedett. Az előírásoknak megfelelő szakleltárkönyvet (üres), vagy digitális leltározás esetén a nyomtatásnál használt papírt az MNM OMMIK-tól kell igényelni.

A szakirányú végzettségű muzeológus az általa szerzeményezett egyedileg kezelhető kulturális javakat a jogszabályi előírásoknak megfelelően bevezeti a szakleltárkönyvbe, annak rovatait a lehető legnagyobb gondossággal tölti ki. Régészeti anyag esetében a végleges nyilvántartásba vételről a feltárási engedély tulajdonosa köteles gondoskodni. A leltározó a kulturális javakat azonosításukra alkalmas, maradandó, szabályos, műtárgyvédelmi szempontoknak megfelelő eszközökkel és anyagokkal felvitt leltári számmal látja/ láttatja el. A nem feliratozható kulturális javak leltári száma a raktári végleges csomagoláson kerül feltüntetésre.

A leltárkönyveket a gyűjteményt vezető muzeológus minden év végén, illetve a gyűjtemény átadás-átvételekor lezárja, az intézmény/szervezeti egység vezetője hitelesíti.

A szakleltárkönyvek intézményi nyilvántartása kötelező. A gyűjtemények nyilvántartására szolgáló (betelt vagy használatba vett) szakleltárkönyveket a gyűjteményi anyagtól elkülönítve, zárható lemezszekrényben kell tárolni.

A folyamat leírása első sorban a hagyományos, fizikai kulturális javakra vonatkozik. A csak digitális formában létező kulturális javak esetében a digitális állományok leltári szám szerinti átnevezése, és digitális nyilvántartási rendszerben (lehetőség szerint integrált gyűjteménykezelő rendszerben) való szakleltárkönyvi nyilvántartásba vétele, valamint azoknak a nyilvántartó rendszer adatbázisába való feltöltése javasolt.

A folyamat végén a műtárgyak elhelyezése múzeumi gyűjteményi raktárban, meghatározott raktári rendben történik.

Digitális szakleltárkönyv

A jobb kereshetőség, átláthatóbb nyilvántartás, könnyebben kezelhető gyűjtemény-menedzselés érdekében az egyes gyűjtemények minisztériumi engedéllyel áttérhetnek digitális leltározásra. Digitális nyilvántartás céljára kizárólag a jogszabályi előírásoknak mindenben megfelelő gyűjteménykezelő rendszerek használhatók, más (nem auditálható/auditált) számítógépes programokban vezetett listák, táblázatok nem.

Ehhez az áttérés szándékát minden év március végéig jelezni kell az illetékes minisztériumi főosztálynak, ezután indíthatja a két évig tartó párhuzamos (hagyományos papíralapú és digitális) leltárkönyv-vezetést az adott gyűjtemény. A minisztériumi szakmai és informatikai szakfelügyelet javaslata alapján kiállított átállási engedély megérkezése után hagyhatja el a papír alapú leltározást az érintett gyűjtemény, addig a papír leltárkönyv minősül hiteles nyilvántartási dokumentumnak. A szakfelügyelet vizsgálja, hogy a gyűjtemény papír alapú nyilvántartása megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, illetve a digitális nyilvántartó rendszer megfelel-e az előírásoknak továbbá,hogy a felhasználók megfelelően kezelik-e a rendszert. A digitális szakleltárkönyv kötelezően kitöltendő mezői megegyeznek a papír alapú leltárkönyvek rovataival, de további mezők felvétele is lehetséges. Az auditált digitális nyilvántartási rendszerben a tárgyszavak / besorolási rekordok a kereshetőség növelését szolgálják. Ezeket a tárgyszóállományokat a gyűjteményért felelős muzeológusok és a digitális nyilvántartási rendszer adminisztrátora kötelezően karban tartja, a szakkifejezéseket tartalmazó tárgyszólisták elemeit a gyűjteményért felelős muzeológus határozza meg.

A digitális nyilvántartásra áttért gyűjteményeknek a műtárgyakhoz kapcsolódó egyéb, a hagyományos papír szakleltárkönyvben nem rögzített adatokat is fel kell vinni: így a kulturális javak mozgatását, és a javak azonosítására alkalmas, a leírókartonokra kerülő képi ábrázolását.

A minden évben kinyomtatott, egybekötött digitális leltárkönyvek lezárása, hitelesítése a papíralapú leltárkönyvekhez hasonlóan történik. A digitális leltárkönyvet az év végi nyomtatás után az intézmény vezetője, valamint a gyűjteményért felelős muzeológus az első oldalon hitelesíti, az utolsó oldalon lezárja.

A digitális adatbázist rendszeresen, visszaállítható formában menteni szükséges, ezt a muzeális intézmény informatikáért felelős egysége/munkatársa/külső partnere végzi el.

Melyek a minimum követelmények

Szakszerű, egyértelmű, jól olvasható bejegyzések és leltári számok. A műtárgyvédelmi szempontok maximális betartása. A javításokat dátummal és a felelős muzeológus szignójával kell ellátni. Eredeti, nyilvántartásba vételkor leírt bejegyzés törlése elfedés nélkül történő áthúzással végezhető.

A múzeumban őrzött végleges nyilvántartásba nem vett kulturális javak számának - lehetőség szerint - minimálisra történő csökkentése.

Kapcsolódó fogalmak:

szakleltárkönyv, leltári tétel, gyűjtemény, auditált digitális nyilvántartás, digitális gyűjteménykezelő rendszer, adattár, leltárkönyv hitelesítése / hitelesített nyilvántartás

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.1.2 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Gyűjteménygyarapítás dokumentációja Gyarapodási napló bejegyzése(i) Éves munkaterv Állományvédelmi állapotfelmérés dokumentuma Szakleltárkönyv bejegyzése(i)	Biztonsági kockázat Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek