F02.1.1 Gyarapodási naplózás

Mi az alfolyamat célja?

A muzeális intézmény vagyonkezelésébe bekerült kulturális javak elsődleges nyilvántartását szolgálja: a végleges leltározás előtt a kulturális javakat rendszerezhetővé, azonosíthatóvá, kereshetővé teszi.

Az alfolyamat leírása

A szerzeményezést végző muzeológus az intézményi közös vagy gyűjteményi (papír alapú vagy digitális) gyarapodási naplóba a bekerülés után a lehető legrövidebb időn belül bevezeti a gyarapodás tényét, a bekerült kulturális javak megnevezésével, mennyiségének, származási helyének és bekerülés módjának, idejének megjelölésével, valamint köteles feltüntetni a befogadó gyűjteményeket és a szakleltározásért felelős muzeológusokat. Emellett rögzíti a keletkezett egyéb iratanyag (iktató, vagy adattári nyilvántartási) azonosító számát. A gyarapodási naplót év végén le kell zárni (digitális gyarapodási naplót év végén lezárás után ki kell nyomtatni és hitelesítéssel ellátni). A gyarapodási naplóba vett kulturális javakat a végleges nyilvántartásba vett anyagtól elkülönítve kell tárolni, raktári elhelyezésük előtt állományvédelmi ellenőrzésük szükséges. Raktári elhelyezésük során a kulturális javaknak visszaazoníthatónak kell maradniuk. A gyarapodási naplót a többi nyilvántartási dokumentumhoz hasonlóan zárható lemezszekrényben, a gyűjteményi anyagtól elkülönítve kell tárolni.

Melyek a minimum követelmények

20/2002. EMMI rendelet betartása, a gyarapodási napló lehető legtöbb rovatát előírás szerűen ki kell tölteni. Szabályos kötött gyarapodási naplót, illetve a digitális napló nyomtatásához előírt papír az MNM OMMIK-tól kell igényelni. A gyarapodási naplókat minden esetben nyilvántartásba kell, hogy vegye az illetékes Adattár, vagy ennek hiányában intézményi nyilvántartásuk szükséges. A végleges szakleltárkönyvi nyilvántartásba került kulturális javak leltári számát a szakleltárkönyvbe vétel évében be kell vezetni a papír alapú gyarapodási naplóba.

Törekedni kell a szakszerűségre, pontosságra és rövid határidőkre, mivel a muzeális intézmények kizárólag valamiféle nyilvántartásba vett kulturális javakat őrizhetnek.

Kapcsolódó fogalmak:

gyarapodási napló, adattár, adattári nyilvántartás

Folyamatábra

Folyamatábra - F02.1.1 -	Kapcsolódó folyamatok	Dokumentumok	Kockázatok1
		Gyűjteménygyarapítás dokumentációja Gyarapodási napló Egyéb dokumentumok Állományvédelmi állapotfelmérés dokumentuma	Biztonsági kockázat Szervezeti strukturális kockázat Humánerőforrás kockázatok Informatikai kockázat Rugalmassági kockázat Információkezelési kockázat

• ¹A kockázatok intézményenként eltérőek lehetnek